загрузка...

7.3. Организация документооборота

  Качество бухгалтерского учета зависит от степени рациональной организации документооборота. Под документооборотом понимается движение документов от момента их составления или поступления на предприятие до момента их передачи в архив. На предприятии документы проходят несколько этапов: составление, принятие к учету, проверку и обработку в бухгалтерии, отражение операций в бухгалтерском учете, передачу в архив. Организацией документооборота занимается главный бухгалтер [13].
Составляют документы ответственные лица в определенные сроки в соответствии с установленным графиком документооборота.
После использования документов в оперативной работе их сдают в бухгалтерию. При приемке документов бухгалтер должен убедиться в правильности их оформления, соответствии установленным требованиям. Документы, оформленные с нарушением правил, должны быть возвращены ответственными лицам на дооформление.
Процесс обработки документов в бухгалтерии предприятия включает три этапа. Принятые документы бухгалтер сначала проверяет по существу, т.е. устанавливает законность совершаемых операций, их соответствие нормативным актам и действмющим инструкциям. Затем бухгалтер проверяет документы по форме (полноту заполнения реквизитов, наличие подписей, четкость указанных цифр и содержание операций). Бухгалтер проводит таксировку, т.е. проверяет правильность перевода натуральных и трудовых измерителей в денежные. Проводится это арифметическим способом путем умножения количества товарно-материальных ценностей на их цену.
Документы группируют, т.е. размещают по папкам, однородным по экономическому содержанию зафиксированных в документах хозяйственных операций. Котировка — это обработка документов путем определения
корреспондирующих счетов по каждому документу.
Каждую партию документов текущего месяца переплетают в папки по видам хозяйственных операций. На папках указывают месяц, год, шифр синтетического счета, номера документов (с какого номера по какой включительно), их количество. Переплетенные документы сдают в архив. Срок хранения бухгалтерских документов не должен быть менее пяти лет.
Основное требование, предъявляемое к организации архива, — обеспечение сохранности документов и возможность их быстрого нахождения. Для хранения документов отводят специальные помещения или закрытые шкафы.
Ответственность за сохранность документов в архиве несет главный бухгалтер. Документы выдаются из архива только с его разрешения.
В случае пропажи (гибели) первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин их пропажи (гибели).
В необходимых случаях для участия в работе комиссии пригла шаются представители следственных органов, охраны и пожарного надзора.
Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждает руководитель организации. 
<< | >>
Источник: Т.В. ТЕРЕНТЬЕВА. ТЕОРИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ. 2012

Еще по теме 7.3. Организация документооборота:

  1. Организация электронной системы управления документооборотом
  2. Организация учетно-операционной работы в банках Первичная документация банков, документооборот и учетные регистры
  3. 39. Оpганизация документооборота
  4. Электронный документооборот
  5. ГЛава 9. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ И ДОКУМЕНТООБОРОТ
  6. 9.2. ГРАФИК ДОКУМЕНТООБОРОТА
  7. ГЛАВА 12               Системы электронного документооборота
  8. Порядок документооборота
  9. 12.5. Проверка системы документации и документооборота
  10. ГЛАВА 7 Документооборот
  11. § 3. Порядок осуществления внешнеэкономических сделок. Понятие документооборота
  12. Провайдеры систем электронного документооборота
  13. Бухгалтерский контроль за документооборотом
  14. КАКОВ ПОРЯДОК ДОКУМЕНТООБОРОТА ПРИ РАСЧЕТАХ АККРЕДИТИВАМИ?
  15. Обзор пакетов автоматизации групповой работы и документооборота
  16. Документооборот при операциях с депозитными сертификатами