Классификация документов


С целью правильного использования в учетном процессе документы группируются по назначению, месту составления, способу

отражения и объему содержания хозяйственных операций, способу составления. По назначению документы подразделяются: на распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления, комбинированные. Распорядительные документы содержат приказ или распоряжение на выполнение хозяйственной операции. Например, приказе премировании работников предприятия, распоряжение на проведение инвентаризации. Среди безналичных форм расчета распорядительным документом является чек. Распорядительные документы составляют до совершения хозяйственной операции. Они должны быть обязательно подписаны ответственными лицами, даюшими распоряжение на выполнение операций. На основании распорядительного документа не может быть сделана запись в учете, так как операция еще не совершена. Оправдательные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции. Такими документами являются: накладная на получение товара; акт на списание материальных ценностей; расходный кассовый ордер, по которому деньги выдаются из кассы, ит. д. Эти документы составляются в момент совершения операции. Их подписывают лица, ответственные и подтверждающие факт совершения операции. В бухгалтерском учете запись делают на основе оправдательных документов. Документы бухгалтерского оформления составляет бухгалтер. Он несет ответственность за правильность составления этих документов. Это различные справки, расчеты. Например, расчет заработной платы, амортизационных отчислений и т.д. Комбинированные документы сочетают признаки распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления. Например, расходный кассовый ордер является комбинированным документом. Наличие в нем подписи руководителя и бухгалтера дает распоряжение кассиру выдать деньги из кассы. Оправдательным этот документ является, так как в нем имеется подпись лица, получившего деньги, и кассира, выдавшего их. При поступлении в бухгалтерию после указания корреспондирующих счетов он становится документом бухгалтерского оформления. Авансовый отчет после утверждения руководителем израсходованных подотчетных сумм приобретает для бухгалтера силу распоряжения принять к учету указанную сумму, подтвержденную оправдательным первичным документом (билеты на проезд, квитанции на проживание в гостинице и т.д.).
Комбинирование документов в учете очень удобно, так как упрощает их обработку, сокращает количество документов и расходы на изготовление бланков.
По месту составления документы делятся на внутренние и внешние. Внутренние документы составляются и обращаются внутри данного предприятия, ими оформляются операции, совершенные на данном предприятии. Большинство документов, обращающихся на предприятии, являются внутренними. Это накладные на внутреннее перемещение товаров, расчетно-платежная ведомость на выдачу заработной платы, кассовые ордера и др. Внешние документы поступают от других предприятий или направляются на другие предприятия. Такими документами являются накладные, счета-фактуры на поступившие от поставщиков материалы, платежные поручения. Различия между характером внутренних и внешних документов обусловливает и разный порядок их проверки. По порядку формирования операции документы подразделяются на первичные и сводные. В первичных документах фиксируется одна или несколько хозяйственных операций непосредственно в момент их совершения. Составление первичных документов является первым этапом учетных работ. По объему содержания первичные документы могут быть разовыми и накопительными. Разовыми документами оформляется одна операция в момент ее совершения. Например, накладная на отпуск товара. В накопительных документах фиксируются однородные хозяйственные операции, которые совершаются в течение определенного периода (дня, месяца). Например, на предприятиях общественного питания при отпуске блюд из кухни в буфет выписывают накопительный документ — заборный лист, в котором в течение дня записывают отпущенные блюда с указанием времени отпуска. В конце дня по заборному листу подводят итог. Заборный лист заменяет накладные, которые пришлось бы выписывать в течение дня несколько раз. Применение накопительных документов позволяет сократить объем документации и время на оформление документов. Сводные документы составляются на основании первичных документов. Например, кассовый отчет о командировке составляется на основании документов, подтверждающих поступление и расходование денег; товарный отчет — на основании товарных

документов. Сводные документы позволяют получить обобщенные данные об однородных хозяйственных операциях. По способу оформления (степени использования средств механизации) документы делятся на составленные вручную, частично механизированным, полностью механизированным и автоматизированным способом. 
<< | >>
Источник: Т.В. ТЕРЕНТЬЕВА. ТЕОРИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ. 2012

Еще по теме Классификация документов:

  1. 5.2. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
  2. Классификация видов документов
  3. 4.1. Первичные учетные документы Классификация документов для бухгалтерского учета
  4. 1.7. Инвентаризация денежных средств, денежных документов и бланков документов строгой отчетности
  5. Отзыв расчетных документов из картотеки неоплаченных расчетных документов в учреждении ЦБ РФ
  6. 12.1. СИСТЕМА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА В РОССИИ. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА. ОБЪЕКТЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И ИХ КЛАССИФИКАЦИЯ. ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА. НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, ОПРЕДЕЛЯЮЩИЕ ПОРЯДОК ОРГАНИЗАЦИИ И ВЕДЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
  7. Всеобщая классификация страховых отношений в Российской Федерации Содержание, особенности и критерии классификации
  8. 6.6. Первоначальное признание и классификация, включая классификацию обязательств и капитал
  9. 9.1. Истребование документов
  10. ДОКУМЕНТЫ
  11. 1.11.2. Истребование документов
  12. Формы документов
  13. ДОКУМЕНТЫ КОМПАНИЙ
  14. Текст документов
  15. 9.2. Выемка документов и предметов
  16. 1.3.8. Хранение документов
  17. По представлению документов