Электронный документооборот
Выше шла речь о бумажных документах, т. е. о документах, которые печатаются на бумаге, т. е. о бумажном документообороте.
Альтернатива бумажному документу – электронный документ.
Соответственно бумажному документообороту существует такая альтернатива, как электронный документооборот.Электронный документ – это документ, существующий в электронной форме, который создается с помощью компьютера и может храниться в его памяти. Электронный документ содержит ту же информацию, что и бумажный документ. Его можно просмотреть на экране компьютера, распечатать в бумажном виде – тогда мы получим бумажный аналог электронного документа, размножить в огромном количестве экземпляров, мгновенно переслать на другой компьютер в другой точке земного шара с помощью Интернета – всемирной компьютерной сети.
Но электронный документ значительно проще подделать, чем бумажный, если, конечно, не предпринимать специальных мер защиты.
Электронные документы уже широко используются в отношениях между организациями и банками, организациями и налоговыми органами. Это существенно упрощает взаимодействие, хотя в большинстве случаев электронные документы требуется подтверждать бумажными документами.
В крупных организациях существует внутренний электронный документооборот. При этом внутренние материальные документы практически не приходится печатать в бумажной форме.
В современной организации бухгалтерские записи также ведутся в электронном виде – с использованием специальных бухгалтерских компьютерных программ. Естественно, если какиелибо документы создаются с помощью бухгалтерской программы, она автоматически формирует бухгалтерские записи по этим же документам.
Компьютеризация позволяет избавить бухгалтеров и других работников от двойной работы. При работе с документами любая информация вносится в память компьютера только один раз, а все, что можно сделать автоматически, выполняет компьютер.
Если документ был подготовлен с помощью компьютера, то в его памяти, скорее всего, этот электронный документ сохранился. Исправления проще внести в электронный документ, распечатать бумажный вариант документа и подписать его у всех лиц, которые ранее подписали неправильный документ.
Сейчас чаще всего так и поступают. Получается быстрее, если компьютер, с помощью которого был подготовлен документ, легко доступен. В противном случае будет проще воспользоваться устаревшим способом исправления документа.
Еще по теме Электронный документооборот:
- ГЛАВА 12 Системы электронного документооборота
- Провайдеры систем электронного документооборота
- Организация электронной системы управления документооборотом
- Электронные деньги в современном обществе В тире электронн ых денег
- Электронный бизнес и электронная коммерция
- ГЛава 9. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ И ДОКУМЕНТООБОРОТ
- 39. Оpганизация документооборота
- 7.3. Организация документооборота
- 9.2. ГРАФИК ДОКУМЕНТООБОРОТА
- Работа с MS Office, организация документооборота
- Порядок документооборота
- 12.5. Проверка системы документации и документооборота
- ГЛАВА 7 Документооборот
- § 3. Порядок осуществления внешнеэкономических сделок. Понятие документооборота
- Бухгалтерский контроль за документооборотом
- Обзор пакетов автоматизации групповой работы и документооборота