<<
>>

Документальные приемы исследования операций с материально-производственными запасами

Документальные приемы экспертизы используются при проверке операций по поступлению и выбытию материальнопроизводственных запасов. Основное внимание уделяется количественной ц качественной приемке материальных ценностей от поставщиков, а также внутренним перемещениям в межцеховом направлении, между материально ответственными лицами, складами и производством.

При этом экспертиза исследует полноту оприходования материальных ценностей по данным бухучета, соответствие их по качеству сопроводительным и приемным документам, составленным материально ответственными лицами, а также материалов, Поступивших без сопроводительных документов.

Проверяя полноту оприходования материальных ценностей, следует обратить внимание на реальность кредиторской задолженности поставщикам с целью выявить неучтенные счета поставщиков. Для этого сверяются записи в регистрах бухучета с данными предъявленных счетов, договоров, денежных документов об оплате поставщикам.

В ходе документальной протерки операций по поступлению материально-производственных запасов устанавливают соблюдение правил количественной и качественной приемки; правильность оформления актов приемки, коммерческих актов, актов расхождений, выявленных при приемке; своевременность представления в бухгалтерию отчетов материально ответственных лиц и реестров оправдательных документов. При выявлении расхождений необходимо провести встречную проверку документов. Они проверяются с использованием метода инспектирования.

При проверке полноты оприходования материальйых ценностей внутренние документы сверяют с сопроводительными документами поставщиков. Эксперт изучает правильность составления актов на расхождение в количестве и качестве поступивших материальных ценностей и своевременность предъявления претензий к поставщикам или транспортной организации. Иногда расхождения могут быть результатом присвоения материальных ценностей и оформления подложных .«ртов с целью скрыть недостачу или пересортицу.

При необходимости следует провести встречную сверку с документами, находящимися у поставщиков материальных ценностей.

Одновременно осуществляется контроль над выполнением договоров. Необходимо установить, имеются ли в наличии договоры на поставку и правильность их оформления. Кроме того, договоры проверяются в соответствии с законодательством.

Все договоры должны подписываться руководителем организации только после визы главного бухгалтера и руководителей финансовой, планово-экономической и юридической служб, что обеспечивает согласованность действий различных служб. На основе договоров с поставщиками проверяют обоснованность операций по поступлению и оприходованию материально-производственных запасов.

Объектом исследования является также оперативная и служебная информация. Так, из журнала по учету поступивших грузов можно получить данные в разрезе поставщиков об ассортименте и сроках поставки материальных ценностей. Эксперт изучает, как организован такой учет в проверяемой организации: указываются ли по каждому поставщику ассортимент и сроки поставки материалов по договору, приводится ли на основании документов фактически поступивший ассортимент материалов с указанием даты поступления. Для выяснения достоверности приведенной в оперативном учете информации эксперт сопоставляет ее с данными, отраженными в бухучете. По записям в журнале учета поступающих грузов и карточкам учета договоров поставки можно определить, какие поставки были осуществлены за проверяемый период.

Если материальные ценности закупали за наличный расчет у физических лиц или индивидуальных предпринимателей, эксперт обращает внимание на наличие и правильность оформления закупочных актов. Он должен содержать следующие обязательные реквизиты: паспортные данные продавца, название, количество и стоимость материальных ценностей. Внутренними документами, которыми оформляют поступившие ценности, могут быть сопроводительные документы поставщиков со штампами получателя груза, приемные акты, приходные накладные и некоторые другие документы в зависимости от принятого порядка оформления приемки груза.

Эксперт при проверке должен обратить внимание на следующее: имеются ли договоры на поставку продукции (выполнение работ, услуг) и правильность их оформления; при наличии дебиторской и кредиторской задолженности необходимо установить дату возникновения и причину образования; имеется ли задолженность с истекшим сроком исковой давности, принимаются ли меры к ее взысканию; обоснованность получения авансов; правильность ведения аналитического учета по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», правильность составления бухгалтерских проводок по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»; соответствие записей аналитического учета записям в журнале- ордере по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», главной книге и балансе (при журнально-ордерной форме учета); при поступлении товарно-материальных ценностей, на которые не получены расчетные документы, необходимо проверить, числятся ли эти поступившие ценности как оплаченные, но находящиеся в пути или не вывезенные со складов поставщиков и не числится ли стоимость этих ценностей как дебиторская задолженность; осуществлялась ли инвентаризация расчетов (необходимо просмотреть результаты и, если необходимо, провести встречную проверку расчетов); полноту оприходования материальных ценностей. Необходимо сопоставить данные об их количестве и стоимости по платежным документам с данными документов на их оприходование (счетов, товарно-транспортных накладных) и показателями аналитического учета, отчетов движения продуктов и материалов; правильность установления цен на материальные ценности — соответствуют ли они ценам, указанным в договорах поставки; предъявлялись ли штрафные санкции поставщикам при нарушении договорных обязательств; предъявлялись ли претензии поставщикам и подрядчикам при несоответствии цен и тарифов, обусловленных договорами; несоответствие качества стандартам или техническим условиям, за брак и простои, возникшие по вине поставщиков или подрядчиков.

В процессе экспертизы осуществляется проверка организации первичного учета.

Исследование проводится по следующим направлениям: проверка достоверности (полноты и точности) фактов оприходования материально-производственных запасов; проверка оперативности регистрации фактов поступления сырья, материалов; проверка законности первичной учетной документации, оформляющей операции по расчетам с поставщиками и подрядчиками; проверка соблюдения графика документооборота; проверка полноты и точности регистрации документа в учетных регистрах; проверка организации хранения документов и организации доступа к первичным учетным документам.

С помощью процедуры проверки достоверности (полноты и точности) фактов оприходования материально-производственных запасов достигается уверенность в том, что в организации имеется вся первичная документация по всем поступившим ценностям за отчетный период. При этом эксперту надлежит сверить данные первичных приходных документов с договорами на поставку с тем или иным поставщиком. Затем необходимо проверить наличие счетов-фактур от поставщиков по каждой конкретной сделке по журналу регистрации счетов- фактур. Данные счетов-фактур сверяются с данными накладных. После этого необходимо сверить полученные данные с данными складского учета или с информацией от бухгалтерии о принятых к учету ма- териально-производствеИИЫх запасах.

Эксперт должен установить причины расхождений между датами совершения хозяйственных операций и сроками их регистрации в учете, а также выяснить, разовый или систематический характер носят такие факты. Необходимо установить, каким образом и в какие сроки обрабатываются поступившие в организации документы, каковы основные каналы поступления документов, ведется ли их централизованная регистрация и т.д. Следует также ознакомиться с перечнем постоянных и разовых контрагентов организации, причем документам последних уделить особое внимание.

Цель проведения процедуры проверки законности первичной учетной документации, оформляющей операции по расчетам с поставщиками и подрядчиками, — получение достаточного количества доказательств того, что первичные документы имеют юридическую силу (т.е.

соблюдены все требования к оформлению документации). Эксперт полистно просматривает документы за определенный период.              gt;

К проверке документации, оформляющей операции, по которым были обнаружены расхождения, следует подойти с особой тщательностью, проанализировав причины неверного оформления документов. По результатам проведения этой процедуры эксперт должен установить соблюдение правил оформления документов по данному участку, наличие фактов мошенничества и злоупотреблений, сумму материального ущерба.

С помощью процедуры проверки соблюдения графика документооборота устанавливается наличие или отсутствие графика документооборота по операциям с поставщиками и подрядчиками, на все ли первичные документы он составлен, а также работает ли реально этот график. При необходимости эксперт может лично проследить за движением конкретного документа и исполнением сроков его создания и обработки.

Если графиков документооборота нет или они подготовлены формально, то появляется риск того, что некоторые первичные документы могут отсутствовать или быть утеряны, приняты к учету (т.е. проверены и обработаны) несвоевременно, например в следующем отчетном периоде, а также риск приписок и прочих злоупотреблений. Следовательно, на документацию, на которую нет графиков документооборота или если эти графики реально не работают, при проведении экспертизы операций с материально-производственными запасами необходимо обратить особое внимание.

Если в организации нет четко установленного порядка хранения документации в период исполнения документов и в период хранения уже исполненных документов в архиве, то существует большой риск несанкционированного доступа к первичным документам. Это может привести как к утере документов, так и к злоупотреблениям с первичной учетной документацией (приписки, исправления в документах, уничтожение или подлог документов и т.п.).

Источниками информации могут служить графики документооборота, содержащие сроки сдачи документов в архив, оформленные к передаче в архив и уже хранящиеся в архиве дела, акты о выделении документов к уничтожению.

В ходе проверки может быть использована информация о наличии или об отсутствии в организации системы паролей доступа к автоматизированным рабочим местам, на которых создаются и обрабатываются документы данного раздела учета.

В результате проверки полноты и точности регистрации документа в учетных регистрах эксперт получает достаточное количество доказательств того, что при принятии документов к учету соблюдены шесть основных принципов: было достаточно оснований Для регистрации каждого документа; все документы, оформляющие проверяемые операции, зарегистрированы полностью; все документы отражены в соответствии с экономической сущностью операции и по всем документам произведен точный количественный и качественный перенос данных в систему учета; все документы зарегистрированы своевременно; все документы зарегистрированы в соответствующих данной хозяйственной операции учетных регистрах; каждый документ принят к учету единожды.

Выборка документов должна производиться с учетом результатов предшествующих процедур. Особое внимание следует уделить документам, на которые не составлены графики документооборота, и операциям, по которым первичные документы отсутствуют либо в них отсутствуют определенные реквизиты или имеют место факты мошенничества.

Вопросы законности документального оформления движения материально-производственных запасов рассматриваются в процессе расследования уголовных дел по постановлению прокуратуры. Обращается внимание на реквизиты поставщика На разрешение эксперта может быть поставлен следующий вопрос: отвечает ли требованиям законодательства организация бухучета имущества и в целом хозяйственной деятельности организации? Учет материалов, являясь основным разделом бухучета организации, исследуется в первую очередь. Раздел заключения эксперта по исследованию правомерности организации документального оформления движения материалов может иметь следующее содержание.

Раздел заключения эксперта по уголовному делу по постановлению прокуратуры

Вопрос: отвечает ли требованиям законодательства организация бухучета имущества и в целом хозяйственной деятельности организации?

Учет материалов

Оценка организации бухучета движения материалов д ля использования в процессе производственной деятельности при пошиве и ремонте изделий в организации свидетельствует о том, что на 1 июля 200_ г. остаток материалов на складе составил 171 319,67 руб. Приобретение материалов осуществлялось за период с 200_ г. по 1 июля 200_ г. через подотчетных лиц.

Списание материалов на себестоимость оказанных услуг осуществляется на основе заборной ведомости, порядок составления которой не отвечает установленным требованиям законодательства. Аналитический учет материалов на складе отсутствует, отсутствуют отчеты материально ответственных лиц по движению материалов.

Анализ данных главной книги за I полугодие 200_ г. свидетельствует о том, по счету 10/1 «Сырье и материалы» движение материалов за месяц составляет в среднем 10000—15000 руб., что несоизмеримо с остатком материалов на конец периода.

Документальное подтверждение остатка материалов в аналитическом учете отсутствует. Кроме того, оценка документального оформления поступления материалов позволила установить наличие документов, составленных в нарушение требованиям законодательства. В частности, в соответствии с п. 26 Закона об обществах с ограниченной ответственностью учредительные документы ТОО, созданные до введения Закона в действие (1 марта 1998 г.) подлежали приведению в соответствие с Законом не позднее 1 июля 1999 г. В случае неприведения обществом в эти сроки учредительных документов в соответствие с Законом общество ликвидировалось в судебном порядке.

Таким образом, с 1 июля 1999 г. хозяйственная деятельность ТОО на территории России была прекращена. Однако данные бухучета организации свидетельствуют о наличии в бухучете накладных на поступление материалов от ТОО и платежных документов на оплату стоимости поступивших материалов. На накладных указаны реквизиты ТОО и печати t указанием наименования ТОО. Расчеты в этом случае осуществлялись через подотчетных лиц (табл. 9.1).

Таблица 9.1

Документально необоснованное приобретение материалов

Документ

Поставщик

Сумма,

руб.

название

дата

Накладная

б/н

3 февраля 200 г.

ТОО «Талант»

9361

Накладная

27

6 марта 200 г.

ТОО «Май»

1800

Накладная

б/н

14 августа 200 г.

ТОО «Май»

10 820

Накладная

б/н

11 сентября 200_ г.

ТОО «Май»

9994

Накладная

б/н

14 сентября 200_ г.

ТОО «Май»

7778

Накладная

б/н

19 ноября 200 г.

ТОО «Май»

10 272

ИТОГО 200 г.

50 025

Таким образом, стоимость материалов, отраженных в учете по документам, не отвечающим требованиям законодательства, необоснованно принята в производственных целях в 200_ г. на сумму 50 025 руб.

Инспектирование организации бухгалтерского и налогового учета осуществляется с использованием следующих процедур: проверка реальности дебиторской и кредиторской задолженности при расчетах за материально-производственные запасы; проверка расчетов по претензиям; проверка организации учета операций использования материально-производственных запасов;

• проверка операций по продаже материально-производственных

запасов.

Цель процедуры проверки реальности дебиторской и кредиторской задолженности при расчетах за материально-производственные запасы — достижение уверенности в том, что задолженности контрагентов и задолженности перед контрагентами числятся на счетах учета в реальных значениях. Эта процедура — одна из важнейших в экспертизе, так как операции с кредиторской задолженностью и погашением ее наличными денежными средствами предоставляют возможность для мошенничества, растрат и искажений финансовой отчетности.

Наиболее значительных размеров мошенничество может достигать при осуществлении закупочных операций. Нарушения при закупках сырья могут быть как различными: предъявление в качестве оправдательных документов накладных и счетов фиктивных фирм, что легко выявляется в ходе инвентаризации и сверок расчетов, проверок подлинности печатей и реквизитов, сверки почерков при оформлении документов, мошенничество по взаимной договоренности должностных лиц обеих сторон сделки в целях обеспечения неверных кассОвык выплат. Следует установить наличие случаев перекрытия кредиторской задолженности перед одним контрагентом дебиторской задолженностью другого.

Претензия предъявляется поставщикам, если счет поставщика оплачен и акцептован до поступления материально-производственных запасов, а при приемке на склад обнаружилась недостача материально-производственных запасов против отфактурованного количества либо обнаружилось несоответствие принятых материально-производственных запасов по ценам, качеству, номенклатуре против оговоренных в договоре величин. На неудовлетворенные претензии поставщику должен бьггь предъявлен иск.

При проверке Таких операций эксперт должен убедиться, что претензия Действительно была предъявлена и что отраженные на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по претензиям» суммы соответствуют значениям, указанным в коммерческом акте. Кроме того, важно, чтобы претензия была предъявлена своевременно, так как в противном случае суд может отказать в удовлетворении иска. И наконец, пакет документов, приложенных к претензии и исковым заявлениям, должен быть доказательным, в частности в нем должны присутствовать как минимум претензионный расчет, коммерческий акт об установленном расхождении в количестве и качестве при приемке материальнопроизводственных запасов, претензионное удостоверение о полномочии участников количественной и качественной выбраковки, документы, подтверждающие произведенные расходы, стоимость которых возмещается за счет поставщика.

При процедуре проверки организации учета операций использования материально-производственных запасов проверяются система отпуска материалов в производство (цеха основного и вспомогательного производства), правильность определения их количества с помощью весоизмерительных приборов, а также состояние контроля со стороны руководителей цехов, своевременность и точность отражения отпуска в соответствующих первичных и сводных документах.

Неотъемлемой частью контроля сохранности материальных ценностей на складах организации является проверка складского учета. Практика работы показывает, что основные нарушения в ведения складского учета состоят в наличии отрицательных переходящих остатков («красное сальдо») по видам материальных ценностей, отсутствии записей о поступлении материалов по отдельным приходным документам, расхождении между данными картотек складского учета и бухучета. «Красное» сальдо свидетельствует о неполном или несвоевременном оприходовании поступивших материальных ценностей, списании завышенного количества материалов в производстве против фактически отпущенного, оформлении бестоварных документов на расход материалов, неправильном подсчете переходящих остатков и т.д.

Отрицательные переходящие остатки того или иного материала после очередного поступления этого вида материала временно закрываются, а количество материальных ценностей на эту величину уменьшается. Отрицательные остатки показывают размер неучтенных материалов и являются резервом для хищения.

Отдельные приходные документы, особенно по неотфактурованным поставкам, могут не отражаться в карточках складского учета. Для их выявления необходимо внезапно проверить все первичные документы кладовщика.

Расхождения между данными складского учета и бухучета выявляются путем сопоставления остатков по сальдовой книге с остатками, подсчитанными бухгалтерией в оборотных ведомостях по группам материалов. Встречаются и такие нарушения, как вывоз материальных ценностей по одним пропускам дважды; вывоз мате- рйальных ценностей по пропускам, подписанным лицом, не имеющим на это' права; вывоз материальных ценностей по устным разрешениям и запискам.

В настоящее время складской учет материально-производственных запасов ведется с использованием специализированных компьютерных программ. При внесении и обработке учетных данных преднамеренно допускаются искажения показателей с целью хищения сырья и материалов.

К основным способам искажения учетных данных в целях хищения сырья и материалов в условиях обработки учетных данных относятся: искажение данных учета путем занижения прихода или завышения расхода материальных ценностей; умышленные ошибки и подлоги в процессе кодирования первичных документов (проставление кода в документах по приходу материалов более дешевых ввдов ценностей, а в документах по расходу — более дорогих); искажение учета сырья и материалов путем введения в программу данных документов, ранее прошедших обработку, или подложных документов; искажение шифров номенклатурных номеров в первичных документах; искажение данных учета в момент перфорирования первичных документов (пропуск отдельных первичных документов, непро- бивка какой-либо цифры), и т.д.

Для выявления ошибок рекомендуется использовать первичные документы, К. признакам, свидетельствующим о возможных хищениях при учете! материалов, относятся: отсутствие требуемых реквизитов и наличие исправлений в первичных документах; противоречия данных первичных документов и компьютерного учета; исправления в копьютерных документах (оговоренные и неоговоренные); несоответствие итогов дебетовых и кредитовых оборотов контрольных программных распечаток; ндличйе противоречий внутри документа и программной распечатки.

На практике достаточно распространено нарушение, когда организации списывают материальные ценности на затраты без их оприходования, т.е. не соблюдая требования полноты отражения операций с материально-производственными запасами. Это приводит к налоговым последствиям. Кроме того, за корреспонденцией счетов может скрываться факт преднамеренного списания дорогостоящего имущества или имущества непроизводственного назначения.

Операции по списанию материально-производственных запасов должны быть документально подтверждены. При отсутствии первичных бухгалтерских документов операции признаются незаконными. Результаты проверки организации учета списания материально-производственных запасов могут быть представлены в заключении эксперта в отдельном разделе при формулировке ответов на поставленные вопросы.

Раздел заключения эксперта

Вопрос: установить наличие фактов документально необоснованного списания инвентаря и хозяйственных принадлежностей.

Организация имеет право списывать инвентарь и хозяйственные принадлежности на затраты при передаче их в эксплуатацию, расходе или списании. С этой целью при отпуске материалов для управленческих нужд организации необходимо оформлять акты расхода. Списание материалов со счетов учета запасов должно осуществляться по актам на списание материалов.

Должен быть организован строгий контроль над дальнейшим движением этого имущества. Наличие такого контроля подтверждают первичные и аналитические учетные документы, которые должны оформляться в организации. Такие документы в организации отсутствуют. Это позволяет сделать вывод о том, что в организации отсутствует контроль над движением имущества (п. 3 Положения по бухучету «Учет материально-производственных запасов» (ПБУ 5/01).

Списание инвентаря, неподтвержденное актами о списании (расходе), представлено в табл. 9.2.

Документально необоснованное спасание инвентаря в хозяйственных принадлежностей за 200_г.

Таблица 9.2

Название имущества I Наличие документа I на списание

I Сумма, руб.

200 г.

Инвентарь и хозяйственные принадлежности, приобретенные в 200_ г. и списанные на затраты без документов

Акт на списание (акт о расходе) отсутствует

319 809,04

Таким образом, по результатам экспертизы можно считать, что в течение 200_г. на расходы организации необоснованно (отсутствуют оправдательные документы) были списаны ИХП на сумму 319 809,04 руб.

Особенно тщательно должны быть проверены документы на списание недостач, порчи и уценки материально-производственных запасов, а тamp;кже правильность применения норм естественной убыли при перевозках и хранении некоторых видов материалов, товаров. Особого внимания требуют операции по списанию материально-производственных запасов сверх установленных норм, а также потерь от порчи и уценки. Кроме того, на основании первичных документов проверяется достоверность записей в регистрах синтетического и аналитического учёта,

Эксперт должен установить целесообразность операций по продаже материально-производственных запасов, правильность оформления всех документов — договоров, доверенностей, счетов-фактур, товарно-транспортных накладных и других первичных документов. Следует определить круг потребителей, с которыми организация заключила договоры на поставку производимой продукции (товаров), проверить, как выполняются условия этих договоров, проконтролировать продажные цены и отклонения по ценам.

Контроль договорной дисциплины и организации бухучета операций с покупателями на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» осуществляется аналогично расчетам с поставщиками и подрядчиками. Результаты экспертизы и экспертные доказательства необходимо систематизировать в рабочих документах эксперта, представленных в заключении.

Вопросы и задания для самопроверки Назовите объекты экспертизы операций с материально-производственными запасами. Назовите основные источники информации, используемые при экспертизе рп^раций с материально-производственными запасами. Какие методы применяет эксперт при исследовании операций с материально-производственными запасами? Назовите основные расчетно-аналитические методы, применяемые при экспертизе операций с материально-производственными запасами. Как осуществляется исследование сохранности материально-производственных запасов ^организации материальной ответственности? Какие приемы использует эксперт при определении неучтенной продукции? Какова цель проверки норм, нормативов и смет расходов сырья, материалов при производстве продукции (работ, услуг)? Назовите основные документальные приемы проверки. По каким признакам можно проверить первичные бухгалтерские документы по учету операций с материально-производственными запасами? В чем заключается сущность экспертизы организации бухгалтерского и налогового учета операций с денежными средствами в кассе и на счетах в банке?

<< | >>
Источник: Е.Р. Российская. Судебно-бухгалтерская экспертиза: учеб, пособие для студентов вузов. 2007

Еще по теме Документальные приемы исследования операций с материально-производственными запасами:

  1. 9.2. Расчетно-аналитические методические приемы исследования операций с материально-производственными запасами
  2. 9.1. Стандарт экспертного исследования операций С материально-производственными запасами (объекты, источники информации, методические ) приемы и процедуры экспертизы)
  3. Документальные приемы исследования операций по труду и заработной плате
  4. Документальные приемы исследования операций с денежными средствами в кассе и на счетах в банке
  5. Документальные приемы исследования операций по формированию финансовых результатов и использованию прибыли
  6. 16.1. КЛАССИФИКАЦИЯ ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ЗАПАСОВ. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ПОСТУПЛЕНИЯ И РАСХОДОВАНИЯ ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ЗАПАСОВ
  7. Глава 9 Экспертное исследование операцийс материально-производственными запасами
  8. По учету материально-производственных запасов
  9. 4. УЧЕТ МАТЕРИАЛЬНО-ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ЗАПАСОВ (МПЗ)
  10. 11.3. ОЦЕНКА МАТЕРИАЛЬНО-ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ЗАПАСОВ
  11. Методы оценки материально-производственных запасов
  12. 18.3. План и программа проверки материально-производственных запасов
  13. Порядок списания стоимости материально-производственных запасов
  14. 2.2.2. Активы, относящиеся к материально-производственным запасам (МПЗ)
  15. 7.1.1. Как формируют стоимость материально-производственных запасов