<<
>>

1.4.1. Первичные учетные документы

(документация, срок хранения документов)

Документация — способ первичной регистрации хозяйственных операций на специальных документах.

Каждый совершившийся факт, оформленный документом, называется хозяйственной операцией.

Создание, прием и отражение в бухгалтерском учете, а также хранение первичных документов, учетных регистров бухгалтерской отчетности осуществляются в соответствии с Положением № 88.

Основанием для записей в учете служат первичные документы, в которых фиксируют факт осуществления хозяйственной операции.

Таблица 1 Документы, подлежащие хранению (номер статьи согласно Перечню № 41)

Установлен срок хранения документов*) на пред на пред прияти приятиях. ях, до- доку кументы менты которых которых поступа не посту ют в гоо пают в гое- архивы архивы Примечание

I 3 года

Первичные документы и приложения к ним, фиксирующие факт выполнения хозяйственных операций и являющиеся основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета и налоговых записей (кассовые, банковские документы, уведомления банков и переводные требования, выписки банков, наряды на работу, табеля, акты о приемке, передаче и списании имущества и материалов, квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей, авансовые отчеты и др.) (315)

Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий,инвентарные описи, акты, сверочные ведомости) об инвентариза- ции (330)

Корешки, копии ордеров, счетов, фактур, накладных, квитанций, чековых книжек

(325)

При условии окончания проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства, а для бюджетных учреждений и организаций, а также для хозрасчетных предприятий и организаций, находящихся в сфере управления министерств, других центральных органов исполнительной власти, — ревизии. Если возникают разногласия, споры, следственные и судебные дела — хранятся до принятия окончательного решения СПРАВОЧНИК НАЧИНАЮЩЕГО БЫХГАЛТЕРА

Окончание табл.

1 1 2 3 Инвентарные карточки и журналы учета основных средств (318) 3 года После ликвидации основных средств Доверенности на получение денежных сумм и товарноматериальных ценностей (в том числе аннулированные доверенности) (319) 3 года Журналы, книги регистрации счетов, кассовых ордеров,доверенностей, платежных поручении и др. (324) Документы (протоколы, акты,отчеты,ведомости переоценки и определения износа основных средств) по переоценке основных фондов, нематериальных активов, незавершенного строительства (336) пос

то

янно до ликвидации предприятия Примечание. *Исчисление сроков хранения документов проводится с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводства. Бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственной операции, право на ее совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности.

Первичные хозяйственные операции отражаются на бумажных или машиносчитываемых носителях информации.

В Украине единую типовую форму первичных документов по участкам учета разрабатывают централизованно. Первичные документы в практической работе называют также унифицированными формами (например, формы кассовых документов, банковских документов и др.).

В статье.9 Закона № 996 приведен порядок заполнения первичных документов, на которых построен весь учет. Прежде всего документы должны быть составлены при осуществлении хозяйственной операции, а если это невозможно — то непосредственно после ее завершения. Первичные документы могут быть составлены на бумажных или машинных носителях и должны иметь такие обязательные реквизиты: —

название документа (формы); —

дата и место составления; —

название предприятия, от имени которого составлен документ; —

содержание и объем хозяйственной операции, единица измерения хозяйственной операции; —

должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления; —

личная подпись или другие данные, предоставляющие возможность идентифицировать лицо, участвующее в осуществлении хозяйственной операции.

В соответствии с требованиями Положения № 88, при необходимости могут быть указаны дополнительные реквизиты, в частности: идентификационный код предприятия, основание для осуществления операции и др.

При заполнении первичных документов существуют следующие правила: —

документы заполняются на украинском языке или другом, определенном ст.11 Закона Украины от 28.10.1989 г. № 8312-Х1 «О языках в Украинской ССР»; —

в свободных строках первичных документов ставят прочерки; —

записи в документах делают только чернилами темного цвета, пастой шариковых ручек, при помощи печатных машинок, принтеров, средств механизации и других средств, обеспечивающими сохранение записей в течение установленного срока хранения документов; —

подписывают документ лично, с применением факсимиле, штампа, символа или другим механическим или электронным способом удостоверения; —

в тексте и числовых данных документов не допускаются подчистки и неоговоренные исправления. Ошибки в первичных

документах исправляют, зачеркивая одной чертой неправильный текст или числа, а сверху надписывают правильный текст или числа. Исправление ошибки подтверждается надписью «справлено» и подписями лиц, которые подписали документ, с указанием даты исправления. В кассовых, банковских операциях и операциях с ценными бумагами исправления не допускаются.

Руководитель предприятия утверждаетпереченьлиц, имеющих право давать разрешение (подписывать первичные документы) на осуществление хозяйственной операции, связанной с отпуском (расходованием) денежных средств и документов, ТМЦ, нематериальных активов и другого имущества. С такими лицами, согласно ст.135’ КЗоТ Украины, необходимо заключить договоры о материальной ответственности (обязательно в письменной форме).

У документов есть срок хранения, установленный в Перечне № 41. Всего перечень содержит 2293 пункта.

В табл. 1 приведены сроки хранения документов, наиболее часто используемых на предприятиях, в учреждениях, организациях (далее — предприятия).

По истечении срока хранения документы подлежат передаче в архив или уничтожению.

В случае пропажи или уничтожения первичных документов, учетных регистров и отчетов руководитель предприятия письменно уведомляет правоохранительные органы, приказом назначает комиссию, которая должна установить перечень отсутствующих документов и провести расследование причин их пропажи или уничтожения. Для работы в комиссию приглашают представителей следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссия оформляет актом, который утверждает руководитель предприятия. Копию акта в 10-дневный срок направляют органу, в сфере управления которого находится предприятие, а также государственной налоговой инспекции — предприятиями и местному финансовому органу — учреждениями.

<< | >>
Источник: Лихопой Т.. Справочник начинающего бухгалтера. — Харьков: Центр «Консулы».— 192 с.. 2007

Еще по теме 1.4.1. Первичные учетные документы:

  1. 3.1. ПЕРВИЧНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
  2. Статья 9. Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета
  3. 4.1. Первичные учетные документы Классификация документов для бухгалтерского учета
  4. Первичные учетные документы, используемые для документального оформления банковских операций
  5. Организация учетно-операционной работы в банках Первичная документация банков, документооборот и учетные регистры
  6. 2.11.1.Первичные документы
  7. Оформление первичных документов
  8. 2.3.3. Первичные документы по учету товаров
  9. 46. ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ УЧЕТА МАТЕРИАЛОВ
  10. 1. Общие положения (группировка первичных документов в бухгалтерском учете)
  11. Глава 2.3. Документы, содержащие первичную информацию о персонале, и их использование в кадровой работе
  12. 24.1. ФОРМИРОВАНИЕ УЧЕТНОЙ ПОЛИТИКИ. ОСНОВНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
  13. 8.4. Порядок отражения в отчетности прибылей (убытков) прошлых лет, возникающих в связи с представлением уточняющих первичных документов
  14. Структура документа: формуляр современного управленческого документа, текст документа,унификация текста документа
  15. 5.2. Учетная политика организации Понятие учетной политики
  16. 4.2. Учетные регистры Определение и классификация учетных регистров
  17. 1.7. Инвентаризация денежных средств, денежных документов и бланков документов строгой отчетности
  18. Отзыв расчетных документов из картотеки неоплаченных расчетных документов в учреждении ЦБ РФ