10.3.6. Храним бухгалтерскую отчетность
Закон № 129-ФЗ о хранении бухгалтерской отчетности
Кроме того, обязанность организации обеспечить сохранность бухгалтерских документов предусмотрена и статьей 17 Закона «О бухгалтерском учете».
Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность хранятся в течение периода, который установлен в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет (п. 1 ст. 17 Федерального закона от 21 ноября 1994 г. № 129-ФЗ).
Федеральная архивная служба России о хранении бухгалтерской отчетности
Для определения конкретных сроков хранения тех или иных документов применяется Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения (утвержден руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г).
В графе 3 Таблицы этого Перечня приведены сроки хранения документов, которые распространяются на все организации. При этом не имеет значения, передают ли они документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или хранят самостоятельно.
По срокам хранения все бухгалтерские документы можно условно разделить на два вида: -
документы, которые должны храниться определенной время, то есть документы с временным сроком хранения; -
документы, которые должны храниться постоянно.
Временные сроки хранения, то есть сроки хранения, установленные в годах (1 год, 5 лет, 75 лет), используются абсолютно всеми организациями.
Срок хранения бухгалтерских документов установлен Перечнем в размере 5 лет.
Расчет срока хранения документов производится с 1 января года, который следует за годом окончания их делопроизводства.
Например, если документ был составлен в 2007 году, то срок хранения отсчитывается с 1 января 2008 года.Расчет срока хранения для некоторых документов имеет свои особенности (см. табл. 1).
Таблица 1.
Когда начинается срок хранения бухгалтерских документов
Вид документа Срок хранения начинается Договора:
- с контрагентами,
- имущественного страхования;
- с аудиторами или аудиторскими организациями С момента окончания срока действия договора. Кредитные договора и договора займа С момента погашения задолженности по указанным договорам Договора о полной материальной ответственности С момента увольнения материально ответственного лица. Книги, журналы, карточки учета договоров, контрактов, соглашений (кредитных, хозяйственных, операционных) После окончания срока действия последнего договора Сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах После снятия с учета Лицевые счета акционеров С момента перехода права собственности на акции к другому лицу Книги, журналы, карточки учета основных средств (зданий, сооружений) После ликвидации основных средств Книги, журналы, карточки учета реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых НДС С даты последней записи в них
Для некоторых бухгалтерских документов установлен более длительный или более короткий временной срок хранения.
Например, лицевые счета работников предприятия должны храниться в течение 75 лет. В случае отсутствия в организации лицевых счетов, в течение такого же срока хранятся документы: -
на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат (сводные расчетные или расчетно-платежные ведомости); -
о приеме выполненных работ (акты, справки, счета).
В то же время образцы подписей материально ответственных лиц, утвержденные лимиты и фонды заработной платы хранятся до минования надобности. Это значит, что указанные документы имеют только практическое значение. Срок их хранения определяется самой организацией, но он не может быть менее одного года.
В течение 1 года необходимо также хранить месячные бухгалтерские отчеты и приложения к ним, заказы на бланки учета и отчетности, переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности.
Постоянные сроки хранения применяются только теми организациями, документы которых являются источниками комплектования архивов.
К ним относятся: -государственные, муниципальные организации, документы которых поступают на хранение в архивы в установленном порядке; -
негосударственные организации, которые передают свои документы в архив на основании договора, заключенного с архивом.
Что касается организаций, которые не являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, то документы с постоянным сроком хранения они должны хранить следующим образом: -
государственные и муниципальные организации - 10 лет; -
негосударственные организации - не менее 10 лет.
Причем дальнейший срок хранения таких документов негосударственные организации определяют самостоятельно в соответствии с действующим законодательством или с необходимостью практического использования этих документов.
К таким документам относятся:
Годовые бухгалтерские балансы и отчеты; документы к ним (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы)
Аналитические документы к годовым балансам и отчетам (таблицы, записки, доклады')
Документы о рассмотрении и утверждении годовых балансов и отчетов (протоколы, акты, заключения)
Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному,
медицинскому, социальному, занятости)
Годовые отчеты по налогам
Программы, руководства по организации и внедрению автоматизированных систем бухгалтерского учета и отчетности
Некоторые виды документов постоянного срока хранения негосударственные организации обязаны хранить в течение всей своей деятельности вплоть до ликвидации. Например: -
сводные годовые бухгалтерские балансы и отчеты, а также документы к ним (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы); -
передаточные, разделительные, ликвидационные балансы; приложения, пояснительные записки к ним; -
документы о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации (протоколы, акты, расчеты, заключения); -
документы о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами (отчеты, сводки); -
паспорта сделок; -
книги, журналы, карточки учета ценных бумаг.
Учтите, что снижать срок хранения, которые установлены Перечнем, организация не может.
В то же время, исходя из специфических особенностей своей работы, она может увеличить сроки хранения некоторых документов и хранить их дольше установленного Перечнем срока.Хранение документов акционерным обществом
Постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс утвержден отдельный документ, который предусматривает сроки хранения документов акционерных обществ. В отношении бухгалтерских документов этим документом установлены следующие сроки. Документы бухгалтерского учета акционерного общества должны храниться не менее 5 лет.
Документы бухгалтерской отчетности АО хранятся в зависимости от вида отчетности:
сводная (консолидированная) годовая отчетности и годовая отчетность подлежат постоянному хранению.
квартальные отчеты необходимо хранить не менее 5 лет,
месячную бухгалтерскую отчетность - не менее 1 года.
Как видно из приведенных цифр, сроки хранения бухгалтерских документов, которые установлены для акционерных обществ, соответствуют срокам хранения этих документов, установленных Перечнем.
Оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей
Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения документов
Согласно Закону № 129-ФЗ ответственность за организацию хранения бухгалтерских документов несет руководитель организации.
За нарушение архивного законодательства руководителя организации также могут привлечь к административной ответственности. Наказание может быть в виде предупреждения или штрафа. Размер штрафа составляет от 300 до 500 руб. (ст. 13.20 КоАП РФ).
Предприятие или его должностные лица могут оштрафовать также за отсутствие (или непредставление) документов и сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, которые запрашивают у организации налоговики и таможенники (ст. 15.6 КоАП РФ, ст. 126 Налогового кодекса РФ).
Ненадлежащее хранение документов бухгалтерского и налогового учета могут проверять налоговые органы. Так налоговики вправе наложить штраф (от 20 до 30 МРОТ) на должностных лиц организации за нарушение установленного порядка и сроков хранения бухгалтерских учетных документов (ст. 15.11 КоАП РФ).
Еще по теме 10.3.6. Храним бухгалтерскую отчетность:
- 23.1. СОСТАВ И СОДЕРЖАНИЕ БУХГАЛТЕРСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К БУХГАЛТЕРСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ
- Глава 3. ФОРМИРОВАНИЕ БУХГАЛТЕРСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ РОССИЙСКИМИ ОРГАНИЗАЦИЯМИ ПО МЕЖДУНАРОДНЫМ СТАНДАРТАМ ФИНАНСОВОЙ ОТЧЕТНОСТИ
- Глава 2. Бухгалтерский баланс и другие формы бухгалтерской отчетности
- 29.2. ГОРИЗОНТАЛЬНЫЙ И ВЕРТИКАЛЬНЫЙ АНАЛИЗ ФИНАНСОВОЙ ОТЧЕТНОСТИ. СИНТЕТИЧЕСКИЕ И КОНСОЛИДИРОВАННЫЕ ФОРМЫ БУХГАЛТЕРСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ
- 2.3. Отчетность о финансовых результатах. Другая бухгалтерская отчетность
- 3.4. ПОЛОЖЕНИЕ ПО ВЕДЕНИЮ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И БУХГАЛТЕРСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ
- 8.4. БУХГАЛТЕРСКИЙ БАЛАНС КАК ОСНОВНАЯ ФОРМА БУХГАЛТЕРСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ
- §1.1. Анализ бухгалтерской отчетности предприятия с применением принципов Системы национальных счетов и требований Международных бухгалтерских стандартов
- 23.2. ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ И ПРЕДСТАВЛЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ОТЧЕТОВ. ПРАВИЛА ОЦЕНКИ СТАТЕЙ БАЛАНСА. ФОРМЫ ОФИЦИАЛЬНОЙ БУХГАЛТЕРСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ
- 10.1. ОПРЕДЕЛЕНИЕ БУХГАЛТЕРСКОГО ОТЧЕТА И БУХГАЛТЕРСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ
- Парадокс 12. Бухгалтерская отчетность отражает факты хозяйственной жизни, имевшие место в прошлом, но смысл отчетности в том, чтобы дать возможность потенциальным пользователям принимать решения на будущее.
- Бухгалтерская отчетность. Бухгалтерский баланс
- 12.3. Состав бухгалтерской отчетности
- БУХГАЛТЕРСКАЯ ОТЧЕТНОСТЬ
- 13. БУХГАЛТЕРСКАЯ ОТЧЕТНОСТЬ