Модель бизнес-процесса в ARIS еЕРС, удовлетворяющая требованиям процессного подхода к управлению
В качестве технического средства описания потоков работ может быть, например, использован ARIS Toolset и нотация ARIS еЕРС[XXXI]. Ниже приводятся требования к моделям ARIS еЕРС, сформулированные с учетом требований процессного подхода к управлению.
Аналогичные требования можно предложить при использовании IDEF0 и IDFE3.
Модель процесса в ARIS еЕРС должна по крайней мере включать следующую информацию: входы/поставшики процесса {process interface, document, technical term); выходы/клиенты процесса (process interface, document, technical term)', ресурсы: персонал, оборудование, информация, среда (organization unit, application system и т.п.)',
технология выполнения процесса {event, function, operators)', все этапы цикла управления (планирование, выполнение, контроль, анализ, принятие решений); контрольные точки для измерения показателей; возможные отклонения от нормального хода процесса; показатели процесса, продукта и данные удовлетворенности клиентов; участие руководителя (управление процессом).
Рассмотрим, каким образом указанные выше требованиямогут быть отражены на модели бизнес-процесса, построенной в нотации ARIS еЕРС.
Рис. 3.13. Фрагмент модели в ARIS еЕРС. Описание входов/ выходов процесса
На рисунке 3.13 показан фрагмент модели процесса в нотации ARIS еЕРС. Овалами обведены: интерфейс-«Процесс-по- ставщик 1» и вход-«Документ». Вторым входом в процесс является «Материал». Поставщиком рассматриваемого процесса является также «Процесс-поставщик-2». Клиентом процесса является «Процесс-клиент», который получает результат выполнения процесса в виде документа. Таким образом, на модели бизнес-процесса отображены поставщики/входы и клиенты/ выходы. Это исключительно важно, так как позволяет четко описать границы бизнес-процесса.
На рисунке 3.14 показаны ресурсы, используемые при выполнении процесса: программное обеспечение и структурные подразделения (персонал). Они обведены овалом.
Рис. 3.14. Фрагмент модели в ARIS еЕРС. Описание ресурсов
процесса
Комплексная модель бизнес-процесса должна включать в себя деятельность руководителя и сотрудников. На рисунке 3.15. показаны возможные варианты деления модели процесса верхнего уровня на несколько составляющих.
Вариант 1
Планирование\_ _\ Выполнение \ \ Контроль \ ^ \ Анализ \_ \ Принятие \
* gt; деятельности Г~ ^деятельности/ 7 деятельности/ решений )
деятельности
Вариант 2
Принятие 55 решений
ПланированиеХ деятельности /
Контроль
(еятельности
руководителе!
Анализ — ^деятельности руководителем,
Деятельность сотрудников
деятельности
Рис.
3.15. Составляющие элементы модели бизнес-процесса
Первый вариант содержит пять необходимых элементов любого процесса: планирование деятельности; выполнение деятельности; контроль деятельности; анализ деятельности; принятие решений.
При декомпозиции такой модели вниз затруднительно одновременно описывать деятельность руководителя и его подчиненных. Поэтому предлагается рассмотреть по крайней мере две модели: модель деятельности руководителя и модель деятельности сотрудников, как показано на рисунке 3.15. В этом случае модель деятельности руководителя будет содержать следующие функции (группы функций, части процесса): планирование деятельности; контроль деятельности руководителем; анализ деятельности руководителем; принятие решений.
На рисунке 3.16 приводится пример отображения на модели контрольной точки процесса. В данном примере при выполнении «Работы 1» исполнитель фиксирует в «Журнале учет №...» некоторые показатели. Форма регистрации информации может быть различной: бумажной (журналы) и электронной (файлы, базы данных, прикладные системы). На модели важно показать, на каком этапе процесса необходимо фиксировать информацию для последующей ее обработки и анализа с целью последующего улучшения процесса.
Модель процесса должна отображать не только нормальный ход процесса, но и возможные отклонения. Так на рисунке 3.17 показано отклонение от нормального хода процесса, которое может случиться после выполнения «Работы 1». В этом случае выполняется «Действие в случае отклонения». Конечно, все отклонения в модели процесса отобразить невозможно, но это и не требуется. Необходимо в первую очередь описывать наиболее существенные отклонения, которые могут в значительной степени повлиять на процесс, либо сделать его последующее нормальное выполнение невозможным. Следует отметить, что по мере совершенствования процесса перечень возможных существенных отклонений будет меняться, что потребует своевременного пересмотра моделей и регламентирующей документации.
Заметим, что отклонения от нормального хода процесса можно описывать при помощи текста, не отображая на графической схеме.
Рис. 3.16. Фрагмент модели в ARIS еЕРС. Описание контрольных
точек процесса
Рис. 3.17. Фрагмент модели в ARIS еЕРС. Описание отклонений от нормального хода процесса
Согласно методике процессного управления, для каждого бизнес-процесса должны быть определены показатели эффективности процесса, показатели продукта и данные удовлетворенности клиентов (ДУК клиента). Эти показатели могут быть отображены на модели бизнес-процесса, как показано на рисунке 3.18. Указанные показатели привязаны к конкретным
работам. Результирующие показатели («Показатель процесса», «Показатель Выхода 1») условно привязаны к последней работе процесса.
Рис. 3.18. Фрагмент модели в ARIS еЕРС. Описание действий в случаях отклонений от нормального хода процесса
Отметим, что отображать показатели на модели не обязательно. Это вполне можно сделать при документировании процесса в текстовом или табличном формате.
На рисунке 3.19 показаны документы, используемые при выполнении бизнес-процесса: должностная и технологическая инструкции. Сотрудники, выполняющие работы, руководствуются данными документами. На том же рисунке 3.19 показан фрагмент процесса, описывающего деятельность руководителя. Видно, что должностная и технологическая инструкция являются выходами процесса управления, выполняемого руководителем. Это означает, что руководитель отвечает за обеспечение своих сотрудников актуальной регламентирующей документацией.
Таким образом, регламентирующая процесс документация не «берется из воздуха», а является выходом конкретного процесса.На рисунке 3.20 показана ситуация появления несоответствующей продукции при выполнении бизнес-процесса. Результатом выполнения «Работы 1» может оказаться несоответствующий документ. Это факт означает отклонение от нормального хода процесса.
Рис. 3.19. Фрагмент модели в ARIS еЕРС. Описание регламентирующих документов
Рис.3.20. Фрагмент модели в ARIS еЕРС. Описание действий с несоответствующей продукцией бизнес-процесса
Требуется включить в модель процесса функцию «Уничтожить документ». После выполнения указанной функции следует повторно выполнить «Работу 1». Отклонение в ходе процесса и обратная связь показана на схеме модели (рис. 3.20) при помощи символов логики («исключающее или»).
На рисунке 3.21 показана связь модели, описывающей деятельность сотрудников, с моделью деятельности руководителя.
Представим себе, что при выполнении процесса возникали некоторые отклонения, которые были зафиксированы в «Журнале учета...».
По итогам работы в течение месяца владелец процесса (руководитель) анализирует возникшее отклонение, используя информацию о соответствующих показателях из журнала учета либо сводные данные, предоставленные сотрудниками. Руководитель выявляет причину отклонения и оценивает возможный ущерб для организации (процесса) в случае, если отклонение не будет устранено. Затем руководитель разрабатывает корректирующие мероприятия и оценивает их экономическую эффективность.
Если величина возможного ущерба превышает стоимость корректирующих мероприятий, руководитель организовывает выполнение корректирующих мероприятий (назначает ответственных исполнителей).
программа обучения персонала[XXXII].
Важно подчеркнуть, что рисунок 3.21 на примере фрагментов моделей иллюстрирует методику, позволяющую увязать модели деятельности сотрудников с моделью деятельности руководителя в рамках комплексной модели бизнес-процесса, удовлетворяющей требованиям процессного подхода к управлению.
Еще по теме Модель бизнес-процесса в ARIS еЕРС, удовлетворяющая требованиям процессного подхода к управлению:
- Модель бизнес-процесса в ARIS еЕРС, удовлетворяющая требованиям процессного подхода к управлению
- «Объемные» модели в нотации ARIS еЕРС
- «Объемные» модели в нотации ARIS еЕРС
- Ошибки при формировании модели в нотации ARIS еЕРС
- Ошибки при формировании модели в нотации ARIS еЕРС
- Описание нотации ARIS еЕРС
- Описание нотации ARIS еЕРС
- ФОРМИРОВАНИЕ РЕГЛАМЕНТА БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ В ARIS
- Тема 6 БИЗНЕС-МОДЕЛЬ КАК КОНЦЕПТУАЛЬНАЯ ОСНОВА БИЗНЕС-ПЛАНА. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К РАЗРАБОТКЕ БИЗНЕС-ПЛАНА
- 6.3. БАЗОВЫЕ МОДЕЛИ ARIS
- Система терминов процессного подхода
- ЧТО СКРЫВАЕТСЯ ЗА ПОНЯТИЕМ «ПРОЦЕССНЫЙ ПОДХОД»