Информационное обеспечение планирования


Информация является основой планирования. В системах планирования и управления различают понятия «данные» и «информация». Под данными понимают подробные исходные сведения о конкретных производственных операциях или процессах. Они достаточно обширны и используются для осуществления контроля за основными операциями. На предприятиях данные регистрируются в сводках (журналах учета операций) и периодически (ежедневно, еженедельно, ежемесячно) подвергаются обработке. Результат такой обработки данных в виде конкретной информации, относящейся к определенному направлению деятельности и трансформированной в подходящую форму, отражается в отчетах. К примеру, в отчете о продажах, в отчете о производстве продукции. Такая информация отличается лаконичностью и используется для планирования и контроля деятельности.
Информация означает сообщение, содержащее новое, дополнительное знание и уменьшающее неопределенность у получателя в той области, к которой оно относится.
Информация, являющаяся основой планирования, может быть двух типов: качественная и количественная информация. Планирование базируется на использовании соответствующим образом обработанной аналитической, прогнозной и фактологической информации. Рисунок 4.4 иллюстрирует работу менеджера с информацией на разных уровнях управления.

Рис. 4.4. Работа менеджера с информацией на разных уровнях управления


В планировании используется два вида информации: внутренняя (информация о самом предприятии и его внутренней среде) и внешняя (о внешней среде бизнеса).
Внутренняя информация
Возникает в самих системах учета, планирования и yправления и отражает в различные периоды времени цели (целевые показатели) и данные о результатах финансово-хозяйственной деятельности фирмы и ее подразделений. Эти данные измеримы, зафиксированы в управленческих документах и содержат точные сведения.
К внутренним источникам информации относятся: бухгалтерские, финансовые, статистические и иные отчеты предприятия; организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения, положения об отделах и др.), а также другие оперативные документы (счета-фактуры, наряды, ведомости и т. д.), нормы и нормативы, а также другие справочные данные; беседы с сотрудниками и руководителями; формируемые на предприятиях информационные системы (информационные базы данных).
Система бухгалтерского учета. В планировании бизнеса фирмы система бухгалтерского учета рассматривается, с одной стороны, как один из источников получения данных, позволяющих сформировать информационную базу. С другой стороны, система бухгалтерского учета сама отражает финансовые результаты деятельности предприятия. Например, с помощью данных бухгалтерского учета можно оценить финансовое положение организации на текущий момент времени. По данным о движении денежных средств можно легко прогнозировать все основные источники и направления расходования средств.
К числу наиболее важных групп показателей, получаемых из системы бухгалтерского учета и используемых в планировании бизнеса, относятся: показатели, характеризующие ликвидность и платежеспособность; показатели, характеризующие источники формирования активов; показатели, характеризующие использование ресурсов; показатели, характеризующие рентабельность.
Система статистического и оперативного учета и отчетности. В процессе планирования могут быть использованы данные статистического учета и отчетности, в частности: «Отчет по труду», «Отчет о наличии и использовании материальных ресурсов» и др.
Оперативный учет и отчетность обеспечивают процесс планирования необходимыми данными, например, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии производственных запасов и т. п.
Таким образом, любая организация представляет собой сложную систему, внутри и вне которой в разных направлениях передается разного рода информация, образующая информационные потоки. Эти информационные потоки имеют большое значение для рациональной организации системы планирования.
Аналитическая информация. К числу необходимой в планировании аналитической информации относится информация, получаемая в результате использования методов технико-экономического, финансового и маркетингового анализа.
Технико-экономический анализ учитывает взаимодействие технических и экономических процессов, происходящих на предприятии. Результатами данного анализа являются: информация о потребности в оборудовании, материальных и трудовых ресурсах, необходимых для обеспечения деятельности предприятия, сведения об их фактическом наличии в определенный момент времени, информация о производственной мощности предприятия, степени выполнения плана за предшествующие периоды и т. п.
Финансовый анализ способствует повышению качества планирования (в частности, стратегического планирования). Детальный финансовый анализ может выявить имеющиеся у организации сильные и слабые стороны, связанные с такими характеристиками, как ее платежеспособность, финансовая устойчивость, ликвидность, рентабельность и т. д., а также их сравнение с основными конкурентами.
Маркетинговый анализ представляет собой сбор, обработку и анализ системы показателей для исследования конъюнктуры рынка, процессов ценообразования, формирования ассортимента продукции с учетом рыночных факторов, продвижения и сбыта товаров и услуг, организации послепродажного обслуживания клиентов, формирования общественного мнения о фирме и ее товарах (услугах).
Внешняя информация
В основном касается состояния рынка и конкурентов, прогнозов процентных ставок и цен, налоговой политики и политической ситуации, инфляционных процессов и курсов валют.
По своей природе такая информация может носить вероятностный характер, что, несомненно, затрудняет ее обработку. Источники и методы получения внешней информации для планирования бизнеса могут быть различны. Их выбор зависит от отраслевой специфики, вида бизнеса, масштабов деятельности фирмы и ее финансовых возможностей.
Внешняя информация может быть получена с использованием первичной и вторичной информации. Источники получения вторичной информации представлены в табл. 4.5, а ее основные достоинства и недостатки даны в табл. 4.6.
Таблица 4.5. Основные источники вторичной информации

Наименование источников

Примеры

1. Постановления органов государственного управления

Постановления органов Правительства РФ, Государственной думы, доклады Правительства РФ

2. Источники информации региональных органов управления

Постановления и распоряжения региональных органов управления: Законодательного собрания, Администрации города, районов и др.

3. Источники информации отраслевых и других неформальных организаций (министерств, ведомств, различных ассоциаций и союзов)

Постановления и распоряжения министерств, ведомств, различных ассоциаций и союзов

4. Источники информации о фир- мах-конкурентах

Годовые отчеты фирм Рекламные проспекты Каталоги
Информация с конгрессов, совещаний, презентаций, выставок, ярмарок, посещений фирм и т. д. Прямые контакты Советы торговых ассоциаций

5. Публикации в периодических изданиях (журналах, газетах и др.)

Деловые журналы по отраслям промышленности Специализированные издания Журналы «Эксперт», «Секрет фирмы», «Свой бизнес», «Санкт-Петербургский бизнес», «Деловые люди», «КоммерсантЪ»
«Финансовая газета»
«Экономика и жизнь»
«Ведомости» и др.

6. Книги, монографии и другие непериодические издания

Издания торгово-промышленной палаты «Бизнес-карты» отраслей промышленности Деловые справочники

7. Информация исследовательских центров и других коммерческих исследовательских организаций

Публикации центров маркетинговых исследований
Публикации научно-исследовательских институтов, консалтинговых фирм и др.

Окончание табл. 4.5

Наименование источников

Примеры

8. Интернет

Корпоративные сайты Информационные услуги РБК и другие

9. Дополнительная информация

Информация от своих менеджеров Информация от своих торговых агентов

Таблица 4.6. Основные достоинства и недостатки вторичной информации

Достоинства

Недостатки

Относительно небольшие затраты времени на ее сбор Сравнительно небольшая стоимость получения информации Возможность сопоставления сведений, полученных из разных источников
Возможность получения данных, которые нельзя собрать самостоятельно
Полезность на этапе предварительного исследования

Возможность получения уже устаревшей информации
Возможность невысокого уровня точности и достоверности полученной информации, а также уровня надежности их источников Неполнота и противоречивость опубликованных сведений
Неизвестность методологии сбора и обработки данных
Возможность несоответствия полученных данных поставленным целям и задачам решения конкретной проблемы

Первичная информация — это сведения, специально собираемые для решения конкретной проблемы или вопроса. Исследования, призванные обеспечить получение таких сведений, называют полевыми исследованиями, а их анализ — первичным анализом. Достоинства и недостатки первичной информации отражены в табл. 4.7.
Таблица 4.7. Достоинства и недостатки первичной информации

Достоинства

Недостатки

Сбор данных осуществляется в соответствии с поставленными целями Методология сбора и обработки данных заранее известна и контролируема Доступность данных для использования Возможность получения свежих данных Возможность определения точности, достоверности и надежности информации Возможность ограничить несанкционированный доступ к данным и закрыть их для конкурентов

Сбор данных может занимать много времени
Стоимость получения данных может быть достаточно велика Невозможность получения некоторых видов информации Возможная узость и ограниченность подходов фирмы к сбору данных Возможность непрофессионального подхода к сбору данных

В завершение отметим, что зачастую менеджеры страдают не от недостатка информации, а от избытка не относящейся к делу (нерелевантной) информации. Поэтому существенная помеха в планировании — нехватка релевантной информации, адекватной решаемым задачам, которая является значимой и существенной для процесса принятия плановых решений. Другой важный аспект — это предоставление и получение информации в нужном месте и в нужное время. 
<< | >>
Источник: Стрекалова Н. Д.. Бизнес-планирование: Учебное пособие. 2012

Еще по теме Информационное обеспечение планирования:

  1. Информационное обеспечение Классификация компонентов информационных ресурсов.
  2. 4 Информационное обеспечение АИС
  3. 3.5.2. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
  4. ГЛАВА 7. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ МЕНЕДЖМЕНТА
  5. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ФИНАНСОВОГО МЕНЕДЖМЕНТА
  6. Глава 4 Информационное обеспечение АИС
  7. Информационное обеспечение
  8. 12.3. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ МАРКЕТИНГА
  9. 41.4. ПРОБЛЕМЫ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ПРОИЗВОДСТВА
  10. Лекция 13. Информационное обеспечение финансового менеджмента.
  11. Глава 6 ОБЕСПЕЧЕНИЕ ФИНАНСОВОГО МЕНЕДЖМЕНТА ИНФОРМАЦИОННОЕ